Kapazitätsplanung im Vertrieb: Wie viele Mitarbeiter brauchen Sie wirklich?

Die meisten B2B-Unternehmen stellen Vertriebsmitarbeiter nach demselben Muster ein. Der Umsatz verfehlt das Ziel. Die Geschäftsführung hält das Team für zu klein. Die Suche beginnt. Drei Monate später fängt ein neuer Mitarbeiter an. Weitere sechs Monate später ist er produktiv.

Bis der neue Mitarbeiter einen nennenswerten Beitrag leistet, arbeitet das Unternehmen bereits seit neun Monaten unter seinem Umsatzpotenzial. Die Zielverfehlung, die zur Einstellung geführt hat, ist im Jahresergebnis längst festgeschrieben.

Das ist reaktive Vertriebs-Personalplanung. Sie ist teuer, langsam und fast vollständig vermeidbar.

Die Alternative ist ein Kapazitätsmodell, das zeigt, wie viele Vertriebsmitarbeiter Sie benötigen, wann Sie sie einstellen müssen und wie viel Umsatz eine zu späte Einstellung tatsächlich kostet. So erstellen Sie ein solches Modell.

Die Kernformel der Vertriebskapazität

Am Anfang steht ein einfaches Modell mit vier Variablen:

• Umsatzziel: der Umsatz, den das Unternehmen in diesem Jahr mit Neugeschäft erzielen muss.
• Durchschnittliche Dealgröße: der durchschnittliche Wert gewonnener Verträge aus den letzten vier Quartalen.
• Abschlussquote: der Anteil qualifizierter Verkaufschancen, der zu abgeschlossenen Verträgen führt.
• Produktivität pro Vertriebsmitarbeiter: die Zahl qualifizierter Verkaufschancen, die ein vollständig eingearbeiteter Mitarbeiter pro Quartal aktiv bearbeiten kann.

Zusammen ergibt das:

Benötigte Abschlüsse pro Jahr = Umsatzziel ÷ durchschnittliche Dealgröße

Benötigte Verkaufschancen pro Jahr = benötigte Abschlüsse ÷ Abschlussquote

Benötigte Vertriebsmitarbeiter = benötigte Verkaufschancen pro Jahr ÷ (Produktivität pro Mitarbeiter x 4 Quartale)

So sieht die Rechnung mit konkreten Zahlen aus.

Umsatzziel aus Neugeschäft: 3.600.000 €. Durchschnittliche Dealgröße: 72.000 €. Abschlussquote: 30 %. Produktivität pro Vertriebsmitarbeiter: 8 qualifizierte Verkaufschancen pro Quartal.

Benötigte Abschlüsse: 3.600.000 € ÷ 72.000 € = 50 Abschlüsse.

Benötigte Verkaufschancen: 50 ÷ 0,30 = 167 qualifizierte Verkaufschancen pro Jahr.

Benötigte Vertriebsmitarbeiter: 167 ÷ (8 x 4) = 167 ÷ 32 = 5,2.

Sie brauchen etwas mehr als 5 voll produktive Vertriebsmitarbeiter, um dieses Ziel zu erreichen. Wenn Sie derzeit 4 haben, sind Sie nicht nur leicht unterbesetzt – Ihnen stehen lediglich 80 % der benötigten Kapazität zur Verfügung. Diese Lücke zeigt sich nicht im ersten Quartal. Sie wird im dritten Quartal sichtbar, wenn die Pipeline das für die zweite Jahreshälfte nötige Tempo nicht mehr tragen kann.

Die oft vergessene Variable: Einarbeitungszeit

Ein vollständig eingearbeiteter Vertriebsmitarbeiter und ein Mitarbeiter im ersten Quartal sind keine gleichwertigen Kapazitätseinheiten. Dennoch werden sie in den meisten Kapazitätsmodellen gleich behandelt.

B2B-Vertriebsmitarbeiter in IT-Dienstleistungs- und Softwareunternehmen erreichen typischerweise in den Monaten zwei und drei 50 % Produktivität, in den Monaten vier und fünf 75 % und ab dem sechsten Monat die volle Produktivität. Wer im Januar eingestellt wird, erreicht im Juli die volle Kapazität – und liefert in den ersten sechs Monaten ungefähr 3,5 produktive Mitarbeitermonate statt 6.

Das verändert die Personalbedarfsrechnung erheblich. Wenn Sie im dritten Quartal 5,2 voll produktive Vertriebsmitarbeiter benötigen und ein neuer Mitarbeiter wegen der Einarbeitung erst nach sechs Monaten voll produktiv ist, müssen Sie bereits im ersten Quartal einstellen – nicht erst dann, wenn die Pipeline im zweiten Quartal die Lücke erkennen lässt.

Was eine um sechs Monate verspätete Einstellung an Umsatz kostet

So hoch sind die Kosten der Verzögerung, wenn wir bei demselben Beispiel bleiben.

Sie benötigen 5,2 Vertriebsmitarbeiter. Derzeit haben Sie 4. Sie beschließen, erst im dritten Quartal einzustellen, wenn der Engpass sichtbar wird.

Ein zu Beginn des dritten Quartals eingestellter Mitarbeiter erreicht erst zu Beginn des ersten Quartals im nächsten Jahr die volle Produktivität. Sein Beitrag im laufenden Jahr: ungefähr 1,5 produktive Mitarbeitermonate (50 % im ersten Monat, 75 % im zweiten, 100 % im dritten – der dritte Monat fällt aber ins vierte Quartal).

Ein voll produktiver Vertriebsmitarbeiter erwirtschaftet etwa 900.000 € Jahresumsatz (72.000 € durchschnittliche Dealgröße x 12,5 Abschlüsse pro Jahr bei 30 % Abschlussquote und 8 Verkaufschancen pro Quartal). 1,5 produktive Monate von 12 entsprechen 12,5 % des Jahresbeitrags = 112.500 €.

Hätten Sie bereits im ersten Quartal eingestellt, hätte derselbe Mitarbeiter im laufenden Jahr ungefähr 6,5 produktive Monate beigetragen = 487.500 €.

Die Kosten einer um sechs Monate verspäteten Einstellung: 375.000 € entgangener Umsatz durch einen einzigen Vertriebsmitarbeiter. In einem Team, dem über ein halbes Jahr hinweg dauerhaft ein Mitarbeiter fehlt, vervielfacht sich dieser Effekt entsprechend.

Wie sich das Gespräch über Einstellungen verändert

Wenn die Kapazitätsplanung im Vertrieb mit dem Umsatzplan verbunden ist – statt als getrennte Personalaufgabe zu gelten –, wird aus einer reaktiven eine strategische Einstellungsentscheidung. An die Stelle von „Wir verfehlen das Ziel, wir brauchen mehr Vertriebsmitarbeiter“ tritt: „Um das Umsatzziel im nächsten Jahr zu erreichen, brauchen wir bis zum zweiten Quartal einen zusätzlichen voll produktiven Mitarbeiter. Deshalb müssen wir ihn schon im vierten Quartal dieses Jahres einstellen.“ Das ist eine planbare, finanzierbare Entscheidung mit einem klaren Business Case. Das Modul zur Kapazitätsplanung in Sales Planner verbindet den Personalbestand im Vertrieb direkt mit dem Umsatzmodell – so wird der Einstellungsbedarf im Plan sichtbar, bevor er zum Leistungsproblem wird, nicht erst danach.

Was sich für IT-Unternehmen und MSPs ändert

Für IT-Dienstleister und MSPs hat die Kapazitätsplanung eine weitere Dimension: die Personalkapazität für die Leistungserbringung. Für einen neuen Kunden braucht es nicht nur einen Vertriebsmitarbeiter, der den Vertrag abschließt, sondern auch ein Implementierungsteam für die Einführung. Ein Kapazitätsmodell, das nur den Vertriebspersonalbedarf plant und die Umsetzungskapazität ignoriert, verkauft regelmäßig mehr, als das Unternehmen leisten kann. Die Anwendungsfälle von Sales Planner für IT-Unternehmen und MSPs zeigen, wie Unternehmen beider Branchen die zwei Seiten der Kapazitätsgleichung gemeinsam planen – Vertriebspersonal und Umsetzungskapazität –, damit Wachstum tatsächlich skalierbar und nicht nur verkaufbar ist.

Der praktische Einstieg

Sie brauchen zu Beginn kein ausgefeiltes Modell. Sie brauchen vier Zahlen: Ihr Umsatzziel, Ihre durchschnittliche Dealgröße, Ihre historische Abschlussquote und eine realistische Schätzung, wie viele qualifizierte Verkaufschancen ein Vertriebsmitarbeiter pro Quartal aktiv bearbeiten kann. Setzen Sie die Werte in die Formel ein. Wenn das Ergebnis mehr Vertriebsmitarbeiter ergibt, als Sie derzeit haben, stellt sich als Nächstes die Frage, wann sie produktiv sein müssen – und daraus folgt, wann Sie sie einstellen müssen.

Diese Rechnung dauert 30 Minuten, doch die meisten Unternehmen haben sie noch nie durchgeführt. Sales Planner bietet Ihnen die Planungsinfrastruktur, um sie kontinuierlich zu aktualisieren – damit Personalentscheidungen auf Daten beruhen und nicht auf der Zielverfehlung im dritten Quartal, die das Problem schließlich unübersehbar macht. Sprechen Sie mit Andreas Dorsch, um Ihr Kapazitätsmodell durchzurechnen und herauszufinden, wie viele Vertriebsmitarbeiter Sie wirklich brauchen – und wann genau Sie sie einstellen sollten.