Vertriebsplanung für IT-Dienstleister und MSPs: Der vollständige Leitfaden

Ihr erstes Quartal lief stark. Drei neue Managed-Services-Verträge, alle innerhalb von sechs Wochen unterschrieben. Dann beginnt das zweite Quartal. Zwei Kunden reduzieren ihren Leistungsumfang, einer kündigt, und plötzlich liegen Sie 14 % unter der Zahl, die Sie dem Beirat zugesagt haben.

Im Vertrieb ist nichts schiefgelaufen. Der Plan war falsch.

Die meisten IT-Dienstleister planen ihren Vertrieb wie ein Produktunternehmen: Abschlüsse zählen, addieren und hoffen, dass die Summe hält. Aber Sie verkaufen keine einmaligen Abschlüsse. Sie verkaufen wiederkehrende Leistungen. Und während Sie den nächsten Neukunden gewinnen wollen, gehen Ihnen an anderer Stelle wiederkehrende Umsätze verloren.

Warum Vertriebsplanung für MSPs anders funktioniert

Ein Produktverkauf ist ein einmaliges Ereignis. Ein Managed-Services-Vertrag ist ein monatliches Leistungsversprechen, dessen Umfang sinken, wachsen oder ganz entfallen kann.

Was bedeutet das für Ihre Zahlen? Angenommen, Sie betreuen 180 aktive Verträge mit durchschnittlich 1.250 € MRR, also monatlich wiederkehrendem Umsatz. Das ergibt 225.000 € MRR. Rechnen Sie nun mit einer moderaten monatlichen Kundenabwanderung von 2 %: Sie verlieren jeden Monat rund 3,6 Verträge und damit etwa 4.500 € MRR – bevor Sie überhaupt etwas Neues verkauft haben.

Sie möchten Ihren MRR in diesem Jahr um 10 % steigern? Dann brauchen Sie bis Dezember monatlich 22.500 € mehr. Zusätzlich müssen Sie aber die auf das Jahr hochgerechneten 54.000 € MRR ersetzen, die durch Kundenabwanderung verloren gehen. Ihr tatsächliches Neugeschäftsziel liegt deshalb nicht bei 22.500 €, sondern eher bei 76.500 € neuem MRR – oder bei etwa 61 neuen Verträgen zu Ihrem bisherigen Durchschnittswert.

„Mehr Verträge abschließen“ war nie der Plan. Das ist der Plan.

Mit Kapazität beginnen, nicht mit Optimismus

Kann Ihr Team tatsächlich 61 Verträge abschließen? Diese Frage überspringen die meisten Pläne.

Rechnen Sie rückwärts. Fünf Vertriebsmitarbeiter. Voll eingearbeitet schließt jeder zwei neue Verträge pro Monat ab: zusammen 10 im Monat und 120 im Jahr. Auf dem Papier wirken 61 Verträge leicht erreichbar. Ein neuer Mitarbeiter braucht aber etwa drei Monate Einarbeitungszeit. Wenn zwei Ihrer fünf Mitarbeiter erst im ersten Quartal angefangen haben, liegt Ihre tatsächliche Kapazität in diesem Quartal eher bei 24 Verträgen als bei 30.

Planen Sie die Lücke, bevor daraus eine Zielverfehlung wird. Genau hier zeigt sich der Nutzen einer eigenständigen Lösung für die Vertriebsplanung: Sie verbindet Personalbestand, Einarbeitungszeit und Vertriebsquoten mit dem Umsatzziel, statt diese Größen in drei getrennten Tabellen zu verwalten.

Vertriebsquoten auf das zugesagte Umsatzziel abstimmen

Top-down heißt es: „Wir brauchen 76.500 € neuen MRR.“ Bottom-up ergibt sich: „Jeder Vertriebsmitarbeiter kann realistisch 15.000 € tragen.“ Fünf Mitarbeiter kommen damit auf 75.000 €. Fast genug, aber eben nicht ganz.

Der Plan funktioniert nur, wenn beide Zahlen zusammenpassen. Gleichen Sie sie vor Quartalsbeginn ab – nicht erst im Quarterly Business Review, wenn es zum Handeln zu spät ist.

Vertragsverlängerungen prognostizieren, nicht nur die Pipeline

Neukunden bekommen die Aufmerksamkeit. Vertragsverlängerungen bezahlen die Rechnungen. Wenn im dritten Quartal 40 Ihrer 180 Verträge zur Verlängerung anstehen und fünf davon gefährdet erscheinen, sollten Sie 6.250 € MRR als gefährdet prognostizieren – und jetzt daran arbeiten. Erfahren Sie, wie MSPs mit Sales Planner planen, damit Vertragsverlängerungen im Forecast auftauchen und nicht erst als Überraschung.

FAQ

Wie unterscheidet sich die Vertriebsplanung für MSPs von der Planung in Produktunternehmen?

MSPs planen wiederkehrende Umsätze. Deshalb sind Kundenabwanderung und Vertragsverlängerungen genauso wichtig wie neue Abschlüsse. Das Ziel ist Netto-MRR-Wachstum, nicht die Zahl der Abschlüsse.

Was sollte ein Vertriebsplan für MSPs enthalten?

MRR-Ziele für Neukunden, Prognosen zu Kundenabwanderung und Vertragsverlängerungen, Vertriebskapazität und Einarbeitungszeit sowie Vertriebsquoten, die Top-down-Ziele und Bottom-up-Planung zusammenführen.

Wie oft sollten wir neu planen?

Den Forecast monatlich, Vertriebsquoten und Kapazitäten quartalsweise. Wiederkehrende Umsätze verändern sich jeden Monat. Deshalb ist ein Jahresplan schon im Februar veraltet.

Kann ich mein CRM weiter nutzen?

Ja. Die Vertriebsplanung ergänzt Ihr CRM, statt es zu ersetzen. Das CRM erfasst Verkaufschancen; der Plan übersetzt sie in Ziele, Kapazitäten und Prognosen.

Planen Sie wiederkehrende Umsätze nicht länger in einer Tabelle, die kommende Kundenabwanderung nicht erkennt. Sales Planner bietet IT-Dienstleistern und MSPs einen zentralen Ort, um Vertriebsquoten festzulegen, MRR zu prognostizieren und die Kapazität mit dem Umsatzziel abzugleichen – als Ergänzung zu dem CRM, das Sie bereits nutzen. Starten Sie Ihre kostenlose zweiwöchige Testphase von Sales Planner und erstellen Sie einen Plan, der auch im zweiten Quartal Bestand hat.